Σε αυτή την ενότητα επεξεργαζόμαστε τον φάκελο μίας εκπαίδευσης.

Άδεια

1. ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ: Αφού λάβει τους τελικούς συμμετέχοντες στην Εκπαίδευση, από τη Γραμματεία της Εφορείας Εκπαίδευσης Γ.Ε., μπαίνει στο e-sep και συμπληρώνει όλα τα πεδία του φακέλου, που αναφέρονται και παρακάτω, όπως:

   1. Εκπαιδευτές

   2. Θέματα/Δραστηριότητες και ποιοι Εκπαιδευτές τα έχουν αναλάβει

   3. Οικονομικός προϋπολογισμός

   4. Παρατηρήσεις (σχετικά με το κάλεσμα των εκπαιδευτών)

   5. Στο τέλος πατάει το tab “Υποβολή”, προκειμένου ο φάκελος να υποβληθεί προς έγκριση από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. (η συγκεκριμένη ενέργεια θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί τουλάχιστον 5 ημέρες πριν την ημερομηνία διεξαγωγής της εκπαίδευσης)

2. ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ: Ο Αρχηγός της εκπαιδευτικής ενότητας, αμέσως μετά την εκπαίδευση, ολοκληρώνει τη συμπλήρωση του φακέλου της εκπαιδευτικής ενότητας:

   1. Κάνει “κλικ” για επιτυχή ή μη επιπτυχή παρακολούθηση σε κάθε εκπαιδευόμενο

   2. Καταχωρεί τον οικονομικό απολογισμό της εκπαίδευσης και αποστέλλει στις Οικονομικές Υπηρεσίες του Σ.Ε.Π.

      1. Ηλεκτρονικά (κα Δήμητρα Κεφαλά, dkefala@sep.org.gr): Το ηλεκτρονικό αρχείο excel του Οικονομικού Απολογισμού (είχε σταλεί με e-mail στον Αρχηγό από τη Γραμματεία της Εφορείας Εκπαίδευσης Γ.Ε., μαζί με τη λίστα των εκπαιδευόμενων)

      2. Φυσικό αρχείο: Το αρχείο excel εκτυπωμένο, μαζί με τα παραστατικά εξόδων, ομαδοποιημένα ανά κατηγορία, σύμφωνα με τον οικονομικό απολογισμό.

   3. Ολοκληρώνει τη διαδικασία αξιολόγησης της εκπαίδευσης από τους εκπαιδευόμενους

   4. Καταχωρεί την αξιολόγησή του για τους Εκπαιδευτές της εκπαιδευτικής του ομάδας.

   5. Στο τέλος πατάει το tab “Ενημέρωση προς ολοκλήρωση”, προκειμένου ο φάκελος να ελεγχθεί από την Εφορεία Εκπαίδευσης Γ.Ε. και να ολοκληρωθεί η εκπαίδευση με την ανακοίνωση των αποτελεσμάτων (η συγκεκριμένη ενέργεια θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί τουλάχιστον 5 ημέρες μετά την εκπαίδευση.

Όλες οι οδηγίες συμπλήρωσης, αναφέρονται παρακάτω:

Σε αυτή την ενότητα επεξεργαζόμαστε τις βασικές πληροφορίες.

Στο πρώτο μέρος της σελίδας συμπληρώνουμε τα βασικά μέρη της εκπαιδευτικής ενότητας:

• Είδος Εκπαίδευσης, την εκπαιδευτική ενότητα που θα λάβει χώρα.

• Κλιμάκιο, το υπευθυνο διεξαγωγής (ΠΕ ή ΓΕ)

• Μέθοδο Εκπαίδευσης

• Ημ/νία Λήξης αιτήσεων

Τα πεδία Κωδικός Εκπαίδευσης και Αριθμός Εκπαίδευσης έχουν συμπληρωθεί αυτόματα μετά την δημιουργία.

Το πεδίο κόστος συμπληρώνεται αυτόματα με βάση την τιμολογιακή πολιτική που αντιστοιχεί στην εκπαιδευτική ενότητα.

Το πεδίο Διαθέσιμοι Τρόποι Πληρωμής εμφανίζεται μόνο αν η εκπαίδευση έχει κόστος και είναι επεξεργάσιμο μόνο από τον Διαχειριστή Εκπαίδευσης. Σε αυτό ορίζονται οι τρόποι πληρωμής, οι οποίο είναι οι εξής:

1. Κωδικός Πληρωμής (RF)

2. Πληρωμή επί τόπου

3. Κατάθεση σε τράπεζα (Λογαριασμός Π.Ε.)

4. Κατάθεση σε Οικονομικές Υπηρεσίες Σ.Ε.Π.

Το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα με βάση το Κλιμάκιο που έχει επιλεχθεί.

Στο δεύτερο μέρος της σελίδας συμπληρώνουμε τις εκπαιδευτικές περιόδους. Για κάθε διαφορετική περίοδο της εκπαίδευσης συμπληρώνουμε Ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης της περιόδου καθώς και τόπο διεξαγωγής.

Στο τρίτο μέρος της σελίδας επιλέγουμε τους:

• Υπεύθυνο Ενότητας, όλα τα Ενήλικα Στελέχη με ενεργή εκπαιδευτική εντολή που περιλαμβάνει την ενότητα και με ενεργή εντολή διοίκησης.

• Υπαρχηγός Προγράμματος, όλα τα Ενήλικα Στελέχη με ενεργή εκπαιδευτική εντολή και με ενεργή εντολή διοίκησης.

• Διοικητική Μέριμνα, όλα τα Ενήλικα Στελέχη με ενεργή εκπαιδευτική εντολή και με ενεργή εντολή διοίκησης.

• Γραμματεία, όλα τα Ενήλικα Στελέχη με ενεργή εντολή διοίκησης.

Στην λίστα εμφανίζονται 2 αριθμοί δίπλα από το όνομα. Ο πρώτος είναι ο αριθμός των εκπαιδεύσεων που ο εκπαιδευτής ήταν αρχηγός και ο δεύτερος ο αριθμός των εκπαιδεύσεων στις οποίες έχει συμμετάσχει ως εκπαιδευτικό προσωπικό.

Με την επιλογή, αυτόματα συμπληρώνονται τα στοιχεία επικοινωνίας του στελέχους.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί [Αποθήκευση] αποθηκεύουμε τις αλλαγές. Με το κουμπί [Ακύρωση] ακυρώνουμε την εκπαίδευση και με το [Ενημέρωση προς Ολοκλήρωση] την προχωράμε στο επόμενο στάδιο.

Εκπαιδευτές

Στην ενότητα εκπαιδευτές επιλέγουμε τους εκπαιδευτές/παραστάτες.

Στον πίνακα φαίνονται οι ήδη υπάρχοντες και μπορούν να αφαιρεθούν κάνοντας κλικ στον κάδο.

Για να προσθέσουμε πρεπει να επιλέξουμε τα πεδία:

• Καθήκοντα Εκπαιδευτή, αν είναι εκπαιδευτής ή ειδικός συνεργάτης

  • Αν είναι εκπαιδευτής, τον επιλέγουμε από την σχετική λίστα στο πεδίο Προσθήκη Εκπαιδευτή

  • Αν είναι ειδικός συνεργάτης, συμπληρώνουμε το όνομα του στο πεδιο Προσθήκη Ειδικού Συνεργάτη

• Ρόλος, αν είναι εισηγητής ή παραστάτης

• Είδος Απασχόλησης, αν είναι πλήρης ή μερικής απασχόλησης.

Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί [Προσθήκη]

Εκπαιδευόμενοι

Στην ενότητα Εκπαιδευόμενοι διαχειριζόμαστε τις αιτήσεις συμμετοχών όσο η εκπαιδεύση είναι σε κατάσταση “Προγραμματισμένη” και τις συμμετοχές σε κατάσταση “Εγκεκριμένη” και “Προς Ολοκλήρωση”.

• Εκπαίδευση σε κατάσταση Προγραμματισμένη

Στον πίνακα φαίνονται οι αιτήσεις συμμετοχών για την εκπαίδευση. Στις ενέργειες υπάρχουν οι παρακάτω σημάνσεις:

1. [Κίτρινο εικονίδιο με Χ]: Η αίτηση δεν έχει εγκριθεί από τον Α.Σ. άρα καμία ενέργεια δεν είναι διαθέσιμη.

2. [Εικονίδιο με ανθρωπάκι και Τικ]: Έγκριση αίτησης συμμετοχής. Σε περίπτωση που το εικονίδιο είναι πράσινο, σημαίνει ότι η συμμετοχή έχει γίνει ήδη αποδεκτή.

3. [Εικονίδιο με ανθρωπάκι και Χ]: Απόρριψη αίτησης συμμετοχής. Για να μπορέσουμε να απορρίψουμε μια αίτηση είναι υποχρεωτικά τα σχόλια στο πεδίο Αιτιολογία απόρριψης.
   Σε περίπτωση που το εικονίδιο είναι κόκκινο, σημαίνει ότι η συμμετοχή έχει ήδη απορριφτεί.

4. [Εικονίδιο με μάτι]: Προβολή Μέλους. Μας μεταφέρει σε νέα σελίδα όπου μπορούμε να δούμε τα στοιχεία του μέλους.
   

• Εκπαίδευση σε κατάσταση “Εγκεκριμένη” ή “Προς Ολοκλήρωση”.

Στον πίνακα φαίνονται οι συμμετοχές για την εκπαίδευση. Στις ενέργειες υπάρχουν οι παρακάτω σημάνσεις:

1. [Εικονίδιο με ανθρωπάκι και Τικ]: Επιτυχής ολοκλήρωση συμμετοχής. Σε περίπτωση που το εικονίδιο είναι πράσινο, σημαίνει ότι η συμμετοχή έχει γίνει ήδη ολοκληρωμένη επιτυχώς.

2. [Εικονίδιο με ανθρωπάκι και Χ]: Ανεπιτυχής ολοκλήρωση συμμετοχής. Για να μπορέσουμε να απορρίψουμε μια συμμετοχή είναι υποχρεωτικά τα σχόλια στο πεδίο Αιτιολογία απόρριψης.
   Σε περίπτωση που το εικονίδιο είναι κόκκινο, σημαίνει ότι η συμμετοχή έχει ήδη ολοκληρωθεί ανεπιτυχώς.

3. [Εικονίδιο με μάτι]: Προβολή Μέλους. Μας μεταφέρει σε νέα σελίδα όπου μπορούμε να δούμε τα στοιχεία του μέλους.

• Εκπαίδευση σε οποιαδήποτε άλλη κατάσταση

Στον πίνακα φαίνονται οι συμμετοχές για την εκπαίδευση. Στις ενέργειες υπάρχει η παρακάτω σήμανση:

1. [Εικονίδιο με μάτι]: Προβολή Μέλους. Μας μεταφέρει σε νέα σελίδα όπου μπορούμε να δούμε τα στοιχεία του μέλους.

Θέματα / Δραστηριότητες

Στην ενότητα θέματα / δραστηριότητες εισάγουμε τα θέματα που θα αναλυθούν στην εκπαίδευση.

Στον πίνακα φαίνονται τα ήδη υπάρχοντα θέματα / δραστηριότητες και μπορούν να αφαιρεθούν κάνοντας κλικ στον κάδο.

Για να προσθέσουμε πρεπει να επιλέξουμε τα πεδία:

• Τύπος , αν είναι θέμα ή δραστηριότητα

• Τίτλος, ένα όνομα κατατοπιστικό ως προς το περιεχόμενο

• Εισηγητής, ο εκπαιδευτής ή ο Ειδικός Συνεργάτης που έχει αναλάβει το κομμάτι αυτό

Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί [Προσθήκη]

Προϋπολογισμός

Στην ενότητα προϋπολογισμός εισάγουμε τα οικονομικά στοιχεία προϋπολογισμού της εκπαίδευσης.

Στον πίνακα φαίνονται τα ήδη υπάρχοντα στοιχεία και μπορούν να αφαιρεθούν κάνοντας κλικ στον κάδο.

Για να προσθέσουμε πρεπει να επιλέξουμε τα πεδία:

• Κατηγορία, τι τύπος εσόδου ή εξόδου είναι(πχ Συμμετοχή Εκπαιδευομένων, Διατροφή κλπ)

• Περιγραφή, περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το οικονομικό στοιχείο(πχ 30 εκπαιδευόμενοι χ 20 ευρώ)

• Ποσό, το συνολικό ποσό(βλ. παράδειγμα 600)

Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί [Προσθήκη]

Απολογισμός

Στην ενότητα απολογισμός εισάγουμε τα οικονομικά στοιχεία απολογισμού της εκπαίδευσης.

Στον πίνακα φαίνονται τα ήδη υπάρχοντα στοιχεία και μπορούν να αφαιρεθούν κάνοντας κλικ στον κάδο.

Για να προσθέσουμε πρεπει να επιλέξουμε τα πεδία:

• Κατηγορία, τι τύπος εσόδου ή εξόδου είναι(πχ Συμμετοχή Εκπαιδευομένων, Διατροφή κλπ)

• Περιγραφή, περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το οικονομικό στοιχείο(πχ 30 εκπαιδευόμενοι χ 20 ευρώ)

• Ποσό, το συνολικό ποσό(βλ. παράδειγμα 600)

Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί [Προσθήκη]

Παρατηρήσεις

Στην ενότητα παρατηρήσεις εισάγουμε παρατηρήσεις σχετικά με κάποιον εκπαιδευτή.

Στον πίνακα φαίνονται οι ήδη υπάρχουσες παρατηρήσεις και μπορούν να αφαιρεθούν κάνοντας κλικ στον κάδο.

Για να προσθέσουμε πρεπει να επιλέξουμε τα πεδία:

• Εκπαιδευτή, το ποιον εκπαιδευτή αφορά

• Παρατηρήσεις, συνοπτική περιγραφή(πχ προσκλήθηκε αλλά αρνήθηκε την πρόσκληση)

Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί [Προσθήκη]

Πρακτικές Εφαρμογές

Η ενότητα πρακτικές εφαρμογές εμφανίζεται αν η μέθοδος υλοποίησης της εκπαιδευτικής ενότητας έχει οριστεί ως Κατά την διάρκεια της εκπαίδευσης από την Εφ. Εκπαίδευσης ΓΕ και έχει αυτή την μορφή:

Για κάθε εκπαιδευόμενο πρέπει να επιλέξουμε έναν παραστάστη από το εκπαιδευτικό προσωπικό της εκπαίδευσης, επιλέγοντας τον από το μενού επιλογής στην στήλη Παραστάτης και μετά κάνοντας “κλικ” στο κουμπί ανάθεσης που βρίσκεται στην στήλη ενέργεια. Με το κουμπί με το μάτι μεταφερόμαστε στην οθόνη πρακτικής εφαρμογής.

Μόλις το κάνουμε αυτό, ο εκπαιδευόμενος θα μπορεί να δει την πρακτική εφαρμογή στο δικό του προφίλ, στην οθόνη Εκπαίδευση/Οι Πρακτικές Εφαρμογές Μου, ενώ ο Παραστατής στην οθόνη Διαχείριση Εκπαίδευσης/Πρακτικές Εφαρμογές (Εκπαίδευτής).

Αξιολόγηση Εκπαιδευτών από τον Αρχηγό της εκπ. ενότητας

Ο Αρχηγός της εκπαιδευτικής ενότητας, πρέπει υποχρεωτικά να αξιολογήσει τα μέλη του Προσωπικού Εκπαίδευσης που τον βοήθησαν να την υλοποιήσει, προκειμένου να “κλείσει” ο φάκελος της εκπαυδετικής ενότητητας και να πατήσει το tab “Ενημέρωση προς ολοκλήρωση”. Αυτό το κάνει μέσω του προγράμματος της αξιολόγησης που έχει δημιουργήσει η Εφορεία Εκπαίδευσης της Γ.Ε..

Σε αυτή την οθόνη πρώτα επιλέγουμε τον εκπαιδευτή που θα αξιολογήσουμε.

Για την αξιολόγιση κάθε εκπαιδευτή θα πρέπει να:

• Επιλεχθεί μία βαθμολογία από το 1 έως το 5.

• Να γραφτεί σχετικό σχόλιο/αιτιολόγηση.

Το πως αξιολογείται το κάθε κριτήριο (βαθμός, κείμενο, και τα δύο) ορίζεται από την Εφ. Εκπαίδευσης Γ.Ε., μέσω των παραμετρικών της εφαρμογής.

Μόλις ολοκληρωθεί η σημπλήρωση των στοιχείων, κάνουμε κλικ στο κουμπί [Υποβολή] στο κάτω μέρος της οθόνης για να τα αποθηκέυσουμε.